Klient dzwoni: „gdzie mój CMR?”. I zaczyna się. Przeszukujesz maile, otwierasz czat, dzwonisz do kierowcy, sprawdzasz segregator. Dziesięć minut na jeden papier. A takich telefonów masz dziennie kilka. Policz, ile z tego składa się tydzień.
Dokument istnieje. Na pewno gdzieś jest. Pytanie tylko: w mailu od kierowcy, na czacie z klientem, w folderze na dysku, czy w segregatorze pod biurkiem? Zanim go znajdziesz, mija kwadrans, a klient czeka na słuchawce. Ta scena powtarza się w Twojej firmie kilka razy dziennie, przy każdym biurku.
W typowej spedycji jeden komplet dokumentów do zlecenia jest rozrzucony po pięciu miejscach. Zlecenie przyszło mailem. CMR kierowca wrzucił na czat zdjęciem. Faktura leży w Fakturowni. Skan podpisanego dokumentu jest w folderze na czyimś pulpicie. A oryginał wędruje pocztą i wyląduje w segregatorze za dwa tygodnie.
Nikt nie jest winny. Tak to po prostu narosło. Problem w tym, że każdy taki dokument trzeba potem znaleźć — a szukanie kosztuje czas, którego nikt Ci nie odda.
Weź kalkulator. Dziesięć minut na dokument, pięć takich sytuacji dziennie, trzy osoby w biurze. To ponad dwie godziny dziennie wyparowane na przeklikiwanie maili. Tygodniowo — cały dzień pracy jednego człowieka. Rocznie — grube pieniądze, za które nikt Ci nie zapłacił, bo szukanie nie jest usługą.
Do tego nerwy. Klient niecierpliwy, kierowca nie odbiera, a Ty wiesz, że papier gdzieś jest, tylko nie wiesz gdzie. To nie brak kompetencji. To brak jednego miejsca.
Odwróć logikę. Zamiast pytać „w którym kanale to leży”, otwierasz zlecenie i masz komplet. CMR, zlecenie transportowe, faktura, korespondencja, skany — wszystko przypięte pod jednym numerem, w chmurze. Nie szukasz po ludziach i skrzynkach. Klikasz w zlecenie i widzisz wszystko, co go dotyczy.
Przed: „daj mi chwilę, poszukam”. Po: „już wysyłam”, trzy sekundy po pytaniu.
Sercem tego jest panel kierowcy w telefonie. Kierowca kończy rozładunek, robi zdjęcie CMR-a i dokument od razu ląduje pod właściwym zleceniem w chmurze. Nie na czacie, nie w mailu, który zginie — dokładnie tam, gdzie ma być. Ty widzisz go w tej samej sekundzie, bez telefonu do kierowcy i bez czekania, aż wróci do bazy.
Ten sam skan pozwala wystawić fakturę tego samego dnia, zamiast czekać na oryginał tydzień. Dokument z drogi wpada prosto do rozliczenia.
Kiedy każdy papier trafia pod zlecenie, archiwum robi się samo. Reklamacja po trzech miesiącach? Otwierasz zlecenie i masz dowody. Kontrola? Komplet dokumentów w minutę. Spór o płatność? Wyciągasz podpisany CMR bez przekopywania segregatorów. Historia nie ginie, bo nie zależy od tego, czy ktoś zapisał plik w dobrym folderze.
Dokumenty są w chmurze, więc masz do nich dostęp z biura, z domu i z telefonu. Firma nie stoi, bo segregator został w biurze.
Szukanie dokumentów to koszt, którego nie widać na fakturze, ale czujesz go każdego dnia. Professional Business zbiera CMR, zlecenia i faktury pod jednym zleceniem w chmurze — kierowca wrzuca dokument zdjęciem, Ty masz go od razu, a archiwum tworzy się bez Twojego udziału.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda praca bez szukania papierów? Umów pokaz i przejdźmy przez to na Twoich zleceniach.
Prosto pod właściwe zlecenie w chmurze — nie na czat i nie do maila. Widzisz go w tej samej chwili, bez dzwonienia do kierowcy. Ten sam skan pozwala wystawić fakturę jeszcze tego samego dnia, bez czekania na oryginał.
Tak. Wszystkie dokumenty są przypięte pod numerem zlecenia w chmurze, więc archiwum tworzy się samo. Przy reklamacji, kontroli czy sporze o płatność otwierasz zlecenie i masz komplet w minutę, bez przeszukiwania maili i segregatorów.
Nie. Dokumenty są w chmurze, więc otworzysz je z biura, z domu i z telefonu. Praca nie zatrzymuje się dlatego, że akurat nie ma Cię przy firmowym komputerze albo że segregator został na miejscu.
Zostaw kontakt — pokażemy system na Twoich zleceniach i przygotujemy wycenę dla Twojej firmy.
Zapytaj o wycenę