Piątek, wieczór. Ciężarówka stoi pod stacją, kierowca dzwoni, że karta paliwowa nie przechodzi. Zlecenie za tę trasę zrobione dwa tygodnie temu, faktura poszła, ale kontrahent ma 60 dni i ani myśli płacić wcześniej. Ty masz zatankować, jutro wypłata dla dwóch kierowców, a za tydzień leasing. Pieniądze są — tyle że na cudzym koncie.
To nie jest wyjątek. To codzienność pół branży. Transport to biznes, w którym najpierw wykładasz swoje: paliwo, ludzi, opłaty drogowe, a na zapłatę czekasz miesiąc, dwa, czasem dłużej. Faktycznie kredytujesz klienta z własnej kieszeni. I dopóki wszyscy płacą w miarę równo, jakoś się to spina. Wystarczy, że dwóch większych zwleknie w tym samym miesiącu i robi się korek.
Zator płatniczy to prosty mechanizm: Twój klient nie płaci Tobie, bo jemu nie zapłacił jego klient. I tak w dół łańcucha. Ty jesteś zwykle na końcu tej kolejki, bo przewoźnik i mała spedycja mają najmniejszą siłę przebicia. Duży zleceniodawca wie, że i tak wozisz, więc termin rozciąga się z 30 na 60, a potem „przecież mówiliśmy 60 od końca miesiąca”.
Do tego dochodzą sztuczki: „nie dostaliśmy CMR-a”, „faktura była źle opisana”, „księgowa na urlopie”. Każdy taki drobiazg to kolejny tydzień. A zegar Twoich własnych zobowiązań tyka dalej.
Jednej rzeczy nikt Ci nie zabroni: możesz skrócić własną część drogi. Im szybciej pójdzie poprawna faktura z kompletem dokumentów, tym szybciej zaczyna biec termin płatności. A prawda jest taka, że u wielu firm faktura leży kilka dni, bo kierowca dopiero przywiezie CMR-a do biura w poniedziałek, potem ktoś to przepisze, potem wystawi.
Da się inaczej. Kierowca robi zdjęcie podpisanego CMR-a telefonem od razu na rampie, dokument ląduje w chmurze, a Ty widzisz go w biurze w tej samej minucie. Nie ma na co czekać — fakturę można wystawić i wysłać jeszcze tego samego dnia. U nas w systemie kierowca wrzuca CMR zdjęciem z panelu kierowcy, a fakturę wystawisz jednym kliknięciem prosto z zamkniętego zlecenia. Kilka dni w tył na starcie robi różnicę, gdy termin i tak jest długi.
Druga sprawa to prosta dyscyplina: wiedzieć, komu i kiedy mija termin. Brzmi banalnie, ale w wielu firmach nikt tego nie ogarnia na bieżąco — dopiero jak zabraknie kasy, ktoś siada i przegląda, kto zalega. A wtedy część faktur jest już dawno po terminie i klient zdążył o nich „zapomnieć”.
W naszym TMS-ie masz to zebrane w jednym panelu: rozliczenia i marżę per operator, listę faktur po terminie i rejestr, kto ile zalega. Nie musisz tego trzymać w głowie ani w pięciu excelach.
Poza pilnowaniem u siebie masz kilka narzędzi. Odsetki za opóźnienie należą Ci się z automatu — nie musisz ich wpisywać do umowy. Możesz też skorzystać z rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. To są rzeczy, które warto sprawdzić w aktualnych przepisach albo z księgową, bo szczegóły i kwoty się zmieniają, a różnią się między krajami. Jeśli klient nie płaci uparcie, zostają wezwania, firma windykacyjna, w ostateczności sąd. Ale najlepszą obroną jest nie wpuszczać do współpracy tych, o których już wiesz, że płacą fatalnie.
Zatorów płatniczych nie rozwiążesz w pojedynkę — to problem całej branży. Ale możesz zadbać, żeby Twoja część łańcucha działała jak trzeba: faktura wychodzi od ręki, terminy masz pod kontrolą, a złych płatników znasz z nazwiska.
Chcesz zobaczyć, jak skrócić drogę od rozładunku do faktury u siebie? Odezwij się — pokażemy to na Twoich zleceniach.
Odsetki za opóźnienie należą się od dnia po upływie terminu płatności, nawet jeśli nie ma o nich słowa w umowie. Konkretne stawki i zasady sprawdź w aktualnych przepisach albo z księgową — zmieniają się i różnią między krajami.
Jeśli kierowca wrzuca podpisany CMR zdjęciem prosto z rampy do chmury, fakturę można wystawić i wysłać tego samego dnia. Zwykle najwięcej czasu ucieka na oczekiwanie, aż papierowy dokument dojedzie do biura.
Tak, to najtańsza forma ochrony. Na giełdach transportowych widać historię i opinie o płatnościach. Lepiej odpuścić zlecenie od firmy z fatalną opinią, niż potem miesiącami odzyskiwać pieniądze.
Zostaw kontakt — pokażemy system na Twoich zleceniach i przygotujemy wycenę dla Twojej firmy.
Zapytaj o wycenę